Las 4 Cs para prepararse para el impacto del COVID-19 en tu empresa

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Nota importante: La condiciones locales y nacionales determinarán las recomendaciones que los oficiales de salud pública de cada país realizarán, específicamente respecto a estrategias a nivel comunitario. Los empleadores deberán tomarse el tiempo para informarse sobre los planes de acción existentes en cada comunidad donde operan, y priorizarlos sobre estas recomendaciones.

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Las PyMEs en América Latina y el Caribe empiezan a enfrentar el impacto del COVID-19 en sus operaciones y ventas. Para mitigar el impacto en las principales áreas que afectan la continuidad del negocio, proponemos las siguientes recomendaciones bajo las 4 Cs: cuidado, comunicación, continuidad y comunidad.

Las 4 Cs: cuidado, comunicación, continuidad y comunidad

CUIDADO

  • Prioriza tu salud y la de tu equipo, tus clientes y proveedores. La Organización Mundial de la Salud y el Centro para el Control de Enfermedades (CDC) recomiendan fuertemente la adopción de medidas de distanciamiento social para evitar la propagación del virus. Esto significa establecer un protocolo de teletrabajo lo antes posible y, de no ser posible priorizar el distanciamiento social, entendido como al menos 6 pies de distancia entre personas, (alrededor de 2 metros), procura minimizar el número de personas que comparten espacio al mismo tiempo, así como minimizar el tiempo de interacción entre empleados.
  • Si no es posible establecer protocolo de teletrabajo, asegúrate de que las superficies de mayor contacto (puertas, teclados, barandales, etc.) sean desinfectadas con productos desinfectantes (toallas desinfectantes, líquidos, sprays). Invita a tus empleados a mantener el mismo nivel de limpieza en sus propias casas o lugares remotos de trabajo.
  • Suspende temporalmente los viajes de negocio. Si recientemente han estado en el extranjero, o han recibido visitas de clientes, proveedores, etc. que viajaron por línea aérea, es recomendable aislarse un par de semanas para asegurarse de que no tienen síntomas.
  • Si alguien muestra síntomas de resfriado, pídele que se quede en casa y que consulte a un médico.

COMUNICACIÓN

Con empleados

  • Asegúrate de que tus empleados tienen información confiable a la mano sobre el COVID-19 (preferentemente de fuentes como la Organización Mundial de la Salud, y el Centro para el Control de Enfermedades de Estados Unidos, CDC, por sus siglas en inglés).
  • Asegúrate de que tienen claras las medidas a tomar en la empresa, así como la duración de dichas medidas. Procura mantener actualizaciones dos veces a la semana al respecto.
  • Designa un punto focal en tu equipo para resolver dudas, y establece los canales de comunicación (email, Whatsapp, etc.).
  • Sé oportuno en tus comunicaciones. No dejes pasar mucho tiempo entre cada comunicación, recuerda que la gente cuenta con muchas fuentes de información, y siempre será preferible que se enteren por ti de todo lo relativo a las medidas que tomará tu empresa.
  • Sé sincero, empático y compasivo. En épocas de incertidumbre, no estás obligado a tener todas las respuestas, pero sí a ser claro y transparente sobre las decisiones que has tomado que puedan afectar la capacidad de tus empleados para proveer para sus familias.
  • Si no están acostumbrados a trabajar remotamente, ofrece referencias de mejores prácticas para ayudar a la autogestión durante este periodo, así como información y herramientas para procurar la salud mental.

Con clientes

  • Impacto en reputación /posicionamiento. Una vez hayas identificado los potenciales riesgos y definido la estrategia para mitigarlos, asegúrate de comunicar a tus clientes las medidas que estás tomando para garantizar la calidad y seguridad de tus productos y servicios.

Con proveedores

  • Contratos con proveedores. Una vez tengas idea del impacto sobre tus ventas, comunícate con tus abastecedores para acordar los ajustes a las órdenes pendientes y el calendario de pagos. 

CONTINUIDAD

  • Identifica herramientas que puedan servir de apoyo en la comunicación. Opciones como Teams (Microsoft), Workplace (Facebook), Google Meet (Google) y Slack facilitan la comunicación vía mensajería instantánea y videoconferencia. Otras herramientas como Google Drive, Dropbox y WeTransfer te permiten compartir archivos y, en el caso de Google Drive, trabajan conjuntamente en el mismo documento en tiempo real. Whatsapp es una excelente opción para mantenerse comunicados, ofreciendo chat, llamadas, video llamadas y teleconferencias y videoconferencias de hasta 4 personas.

A continuación te dejamos elementos a considerar dentro las principales áreas que podrían ser impactadas por el COVID-19:

Productividad

  • ¿Tienes la capacidad de aumentar tu producción, sin poner en riesgo a tu personal (es decir, minimizando el contacto físico entre ellos y garantizando la limpieza con desinfectante del espacio de trabajo)? ¿Puedes incrementar el ritmo de abastecimiento? 
  • ¿Tienes la capacidad de disminuir tu producción, sin poner en riesgo a tu personal (es decir, minimizando el contacto físico entre ellos y garantizando la limpieza con desinfectante del espacio de trabajo)? ¿Puedes incrementar tus capacidades de almacenamiento? Considera lo que no te compren ahora se incrementará eventualmente cuando vuelva todo a la normalidad.

Ventas

  • Asegúrate de mantener un precio justo. Recuerda que este fenómeno es temporal, y las consecuencias reputacionales de sacar provecho de tus clientes y proveedores durante este periodo pueden ser graves en el mediano y largo plazo.
  • Aprovecha la coyuntura para enfocar tus esfuerzos en ventas en línea. En ConnectAmericas te ayudamos con anuncios de compra y foros por sector, y otras plataformas como MercadoLibre y Amazon te permiten vender en línea. Tenemos un excelente webinar al respecto aquí.
  • Aprovecha para fortalecer tu presencia en redes sociales, o establecer una si aún no la tienes. Aunque no pertenezcas al sector B2C (business to consumer) sino B2B (business to business) y tus ventas sean a otras empresas, y no directamente al consumidor final, piensa que tus potenciales clientes están pasando más tiempo que nunca en línea. Aprovecha para darte a conocer, mejorar tu página web, crear una cuenta de YouTube con un tutorial práctico donde expliques cómo tu producto agrega valor, etc. ¡Es momento de ser creativos!
  • Considera ofrecer descuentos especiales, y organízate con otros negocios en tu comunidad (¡o incluso individuos que puedan hacer entregas!) para ofrecer programas de descuentos conjuntos.
  • El aislamiento social no significa menor comunicación con tus clientes, ¡al contrario! Si ya tenías una línea o correo de atención, considera expandir tus canales de comunicación a Whatsapp o Facebook Messenger. 

Flujo de caja

  • ¿Tienes suficiente de reserva para cubrir tus gastos fijos? ¿Por cuánto tiempo? ¿Puedes negociar algo con tu arrendador, o las compañías proveedoras de los servicios básicos?
  • ¿Tienes acceso a préstamos o líneas de crédito para pequeños y medianos negocios a tasas preferenciales? 
  • Investiga sobre los programas de financiamiento a fondo perdido que los gobiernos nacionales y subnacionales están poniendo a disposición de las PyMEs. Desde el sector privado también existen programas de apoyo como el de Facebook, que se comprometió a donar $100 millones de dólares a PyMEs de 30 países. Más info aquí.

Salarios

  • Si la empresa se viera obligada a parar, ¿puedes llegar a un acuerdo con tus empleados, en el cual encuentren un monto que sea suficiente para ellos pero que le permita a la empresa continuar operando? Es importante tener fechas y montos claros, así como los términos en los que se compensará por estas medidas temporales.
  • Toma en cuenta que el impacto en los empleados y la empresa es menor si se llega a un acuerdo y se hacen concesiones, pero se mantiene el empleo, versus recortar personal. Recuerda lo costoso que es contratar a la persona adecuada y después entrenarla.
  • Para evitar despedir al personal, una opción es reubicarlos temporalmente a las áreas que estás reforzando con esfuerzos en línea: ventas, atención a clientes, investigación de mercados, etc. y tal vez encontrar un modelo de compensación por comisión. 
  • Si tienes que recortar personal, recuerda nuestras recomendaciones en la C de comunicación: hazlo de manera oportuna, dándole el mayor tiempo posible para organizar sus finanzas y sé sincero y empático acerca de las medidas que está tomando la empresa.

COMUNIDAD

Todo reto presenta una oportunidad, y ocasiones como esta ofrecen oportunidades para voltear a nuestras comunidades locales y nacionales y explorar nuevas maneras de hacer las cosas. El fortalecimiento de nuestros lazos comunitarios tiene ventajas que trascienden las épocas de crisis, que siempre son temporales.

  • Diversificar tu portafolio de clientes. La coyuntura actual presenta una excelente oportunidad para encontrar nuevos clientes locales que, afectados también por las restricciones en envíos internacionales, han tenido que buscar en otros lados sus productos, servicios o insumos.
  • Diversificar tu cadena de valor. Analiza si existen proveedores a tus alrededores o en tu propio país que puedan ser una alternativa para tus insumos. En el caso de que no cuenten con la calidad o el volumen que necesitas, considera invertir tiempo y recursos en desarrollar a nuevos proveedores, como una manera de prepararse para futuros eventos similares, mitigando así el riesgo e, incluso, potencialmente bajando los costos y garantizando la calidad de tus insumos a largo plazo.
  • Articulación productiva. Explora si en tu comunidad existen sinergias en cuanto a capacidades de producción o almacenamiento, siempre acatando las prioridades sanitarias en este periodo para evitar la propagación del virus: minimizar el contacto entre personas y garantizar la limpieza de los espacios. Si es algo que funciona, puede ser una manera de recortar costos y capitalizar activos existentes. Consulta con tus propios proveedores qué otras alternativas de mercados ven para tu empresa, incluyendo otros clientes que pudieran estar interesados en tu inventario existente. Tal vez conocen algo que tal vez tú no has considerado.  
  • Coordinación con tu comunidad. Comunícate constantemente con otros negocios o empresarios en tu comunidad, especialmente aquellos en tu cadena de valor, cámaras de comercio o asociaciones, para formar una red de apoyo y, en el mejor de los casos, diseñar conjuntamente un plan que mejore la capacidad de respuesta de tu comunidad a crisis de esta naturaleza.

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